Panggilan konferensi

Panggilan konferensi (bahasa Inggris: Conference call) adalah istilah yang digunakan untuk panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Conference Call memungkinkan pengguna telepon yang berbeda lokasi untuk berkomunikasi dan bertukar informasi.^[1] Conference Call dapat diatur sedemikian rupa sehingga pihak yang ditelepon dapat berpartisipasi saat panggilan telepon dilakukan atau hanya mendengarkan percakapan dan tak bisa ikut berbicara. Conference Call sering kali disebut ATC (Audio Tele-Conference). Conference Call termasuk dalam tipe teleconference.^[2]

Cara Kerja

Conference Call terselenggara atas proses distribusi. Dalam satu pengejawantahan, penyelenggaraan tersebut meliputi proses penerimaan seperangkat sinyal audio telepon dari conference subnodes. Sinyal audio telepon tersebut kemudian berkorespondensi dengan penerima panggilan telepon sehingga menghasilkan keluaran seperangkat sinyal audio telepon dari semua sinyal audio telepon yang diterima, lalu mentransmisikan seperangkat sinyal tersebut ke conference subnodes. Sebuah node adalah conference node yang dapat memperbaiki kualitas suara dari setiap peserta telepon yang terhubung dengan cara menghilangkan audio masukan dari audio keluaran peserta conference call.^[3] Hal ini dapat meningkatkan kejelasan dari sinyal audio dan mengeliminasi sumber gaung. Public switched telephone networks atau dedicated private networks dan alat pusat yang disebut bridge digunakan untuk menghubungkan partisipan Conference Call. Mikrofon dan loudspeakers dapat digunakan untuk membuat panggilan grup.

Tipe^[4]

Audio Conference

Audio Conference adalah pertukaran informasi hanya melalui suara dengan medium panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Audio Conference mempunyai kelebihan dibandingkan web conference dan video conference karena biaya yang relatif lebih murah. Biaya yang perlu dianggarkan untuk mengadakan audio conference hanya mencakup biaya pembelian unit telepon dan biaya percakapan jarak jauh yang dilakukan melalui telepon. Namun, kelemahan audio conference adalah hilangnya koneksi personal dalam bisnis ketika hanya suara kolega yang bisa terdengar. Lelucon dan ucapan dapat ditangkap bermakna beda saat pembicaraan dilakukan tanpa bisa melihat wajah dan ekspresi pembicara. Kelemahan lain yakni kualitas panggilan menjadi menurun saat pihak dari lokasi lain ditambahkan ke dalam percakapan telepon tersebut. Saat beberapa pihak terlibat dalam satu pembicaraan dalam satu panggilan secara bersamaan, maka kemungkinan pihak-pihak tersebut berbicara dalam satu waktu yang sama menjadi lebih besar. Konsekuensinya, satu sama lain tidak dapat menyampaikan gagasan dengan efektif.

Web Conference

Conference call kini bisa digunakan tergabung dengan web conference sebagai pelengkap, dimana presentasi atau dokumen dapat dibagi dan disebarluaskan melalui internet. Penggabungan ini memungkinkan penelepon yang terhubung dalam satu panggilan secara bersamaan dapat melihat isi dari dokumen tersebut, yakni laporan perusahaan, bagan penjualan, dan data perusahaan yang dipresentasikan oleh salah satu partisipan web conference. Keuntungan utama dari web conference adalah presenter dokumen dapat memberikan penjelasan mendetail mengenai suatu dokumen, sementara peserta web conference lain dapat secara serempak melihat dokumen presentasi tersebut. Dokumen yang dikirim lewat surat elektronik ini kemudian diapresiasi dengan analisis oleh para peserta dan respon dapat didiskusikan dengan cepat tanpa menunggu komunikasi yang dilakukan melalui surat elektronik atau panggilan telepon biasa. Web conference bisa dilakukan tanpa biaya. Keuntungan lainnya dalah web conference memungkinkan peserta telepon dapat mengetik atau berbicara dalam satu waktu bersamaan tanpa kemungkinan tidak didengar seperti yang terjadi pada audio conference. Hanya saja, web conference memiliki kelemahan serupa dengan audio conference, yakni sulit untuk menilai keseriusan atau humor seseorang dalam bentuk komentar yang diketik, juga tak ada kepribadian yang tergambar dalamnya. Selain itu, kendala mengenai teknologi juga memegang peranan signifikan. Bagi mereka yang tak biasa menggunakan teknologi, pemanfaatan web conference menjadi kurang efisien.

Video Conference

Conference call kini juga mulai menjelajahi dunia melalui podcasting menggunakan iPod dan jejaring sosial, yang menjadi bagian dari perkembangan jenis baru dalam pola interaksi. Video streaming atau penyiaran dari conference call memungkinkan audiens yang lebih luas untuk mengakses panggilan tanpa harus memencet nomor telepon menuju bridge. Keuntungan video conference adalah menawarkan koneksi visual antar peserta panggilan konferensi. Saat menggunakan teknologi video conference, peserta dapat saling melihat visual masing-masing melalui layar televisi dan mendengar satu sama lain melalui sistem pengeras suara. Ekspresi wajah juga terlihat dengan jelas sehingga lelucon dan komentar dapat dimengerti dengan makna yang sesungguhnya. Namun, secara finansial biaya untuk menyelenggarakan video conference memang tergolong lebih mahal karena peralatan yang digunakan. Jika peralatan tidak berkualitas tinggi, maka kelancaran video streaming menjadi tersendat-sendat bahkan tertunda.

Kualitas

Kualitas Conference call yang baik sering kali sulit untuk diwujudkan. Penyebab yang paling signifikan adalah teknologi. Peserta bisa saja tak kunjung muncul dalam panggilan konferensi karena teknologi terganggu. Sebaliknya, teknologi takkan efektif jika peserta tidak biasa bersentuhan dengan teknologi. Problem mengenai teknologi cenderung muncul akibat dua hal, yakni kurangnya bandwith dan alat komunikasi yang kurang berkualitas.

Aplikasi

Conference Call berfungsi utama untuk membantu kelancaran komunikasi bisnis, mulai dari bisnis korporasi ekspor impor hingga bisnis perbankan syarifah. Pelaku bisnis menggunakan conference call untuk terhubung dengan pihak yang berjauhan, baik pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Aplikasi yang paling sering dijumpai adalah rapat klien, presentasi penjualan, rapat proyek, pelatihan, dan komunikasi antar pegawai yang bekerja di tempat yang berbeda. Conference Call juga bisa berfungsi sosial dan entertainment, seperti group call dan party line. Di Indonesia, layanan conference call disediakan oleh beragam operator telepon seluler seperti Telkomsel, Indosat, Excelcomindo dan Esia

Klasifikasi Biaya

Di Indonesia, belum ada klasifikasi jelas mengenai biaya yang diperlukan untuk menyelenggarakan conference call, baik audio, web, maupun video conference. Tidak demikian dengan negara maju yang sudah menempatkan penggunaan conference call menjadi aspek esensial terutama dalam kelancaran bisnis. Klasifikasi tersebut yakni:

Premium

Sistem ini berprinsip sama dengan premium call pada umumnya, yakni partisipan conference call dikenakan biaya lebih. Premium conference call biasa digunakan oleh selebritas, bintang olahraga, pengacara, atau ahli di berbagai bidang, juga bisa digunakan untuk keperluan penggalangan dana amal

Prabayar

Conference call dengan sistem prabayar memungkinkan industri bisnis maupun individu untuk mendapatkan layanan dengan cara pembayaran secara online dan menyelenggarakan conference call dengan prinsip membayar sesuai pemakaian. Ciri khas dari sistem prabayar adalah adanya nomor identifikasi personal yang diasosiasikan dengan instruksi untuk mengadakan conference call yang dicantumkan online melalui surat elektronik segera setelah pembayaran. Secara umum, sistem ini dapat diterapkan pada telepon rumah, ponsel, atau komputer, dengan catatan tidak ada biaya tambahan biaya untuk perangkat keras telekomunikasi lain yang mahal. Pelayanan tertentu memungkinkan pengguna untuk memulai dan bergabung dengan conference call dari negara apapun di seluruh dunia, tentu dengan akses telepon yang memadai

Tarif Rendah

Pelayanan tarif rendah kini telah ditawarkan bagi penyelenggara yang menginginkan peserta conference call mempunyai akses yang terbatas untuk masuk ke dalam conference bridge dengan batas biaya tetap per bulan. Tipe biaya ini dipilih oleh industri bisnis dengan anggaran pengeluaran yang besar dan nirlaba

Bebas Biaya

Conference call tanpa biaya berbeda dengan penyelenggaraan conference call umumnya yakni penelepon membayar biaya dengan tarif rendah atau biaya per menit atau penggabungan keduanya. Sistem ini tidak mempunyai biaya penyelenggaraan dan memungkinkan beberapa orang berbicara dengan tarif normal dari koneksi jarak jauh saja. Dengan demikian, tentu saja fitur yang ditawarkan terbatas karena bebas biaya