Rekayasa ulang proses bisnis

Business Process Reengineering (BPR, Rekayasa ulang proses bisnis) adalah pemikiran kembali secara fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia.

BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, dan kebutuhan pelanggan. Pertanyaan dasar yang ditanyakan seperti "apakah misi kita harus diperjelas? Apakah tujuan strategis kita berjalan beriringan dengan misi kita? Siapa pelanggan kita?"

Pengertian lain

Business Process Reengineering dikenal juga dengan istilah Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management. Business Process Reengineering (BPR) dimulai sebagai teknik sektor privat untuk mendukung organisasi secara fundamental memikirkan kembali bagaimana mereka mengerjakan bisnis yang mampu meningkatkan jasa kepada pelanggan, memotong biaya operasional dan menjadi kompetitor kelas dunia. Kunci utama dalam perancangan ulang adalah pengembangan sistem informasi dan jaringan. Organisasi-organisasi besar semakin banyak menggunakan teknologi ini untuk lebih mendukung proses bisnis yang inovatif dibanding memperbaiki metode kerja pada saat yang sama.

BPR meliputi analisis dan perancangan alur kerja (workflow) dan proses-proses dalam sebuah organisasi. Berdasarkan Daven ports (1990), proses bisnis adalah sekelompok tugas-tugas yang saling berhubungan secara logis, dilaksanakan untuk mencapai sebuah hasil bisnis yang jelas.

Re-engineering ("rekayasa ulang") adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Tim lintas-fungsional (Cross-functional team), contohnya, telah banyak dikenal karena perannya dalam perancangan ulang tugas-tugas fungsional yang terpisah menjadi proses-proses lintas-fungsional yang lengkap.

Dalam kerangka kerja untuk penaksiran dasar terhadap misi dan tujuan, perancangan ulang memfokuskan kepada proses bisnis organisasi – langkah-langkah dan prosedur yang mengendalikan bagaimana sumber daya digunakan untuk memproduksi barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar yang khusus. Proses bisnis dapat disusun kembali menjadi aktivitas-aktivitas spesifik, diukur, dimodelkan dan diperbaiki. Dapat pula dirancang ulang secara keseluruhan atau dieliminasi sekaligus. Perancangan ulang mengidentifikasikan, menganalisis, dan merancang ulang proses inti bisnis organisasi dengan tujuan untuk mencapai hasil maksimal dalam ukuran kinerja kritis seperti biaya, kualitas, jasa dan kecepatan.

Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi. Seringkali tidak seorang pun yang bertanggung jawab atas kinerja keseluruhan proses. Perancangan ulang memaksimalkan kinerja subproses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal.

Untuk alasan itu, perancangan ulang memfokuskan pada merancang kembali proses secara keseluruhan untuk mencapai keuntungan maksimal bagi organisasi dan pelanggan. Hal ini berbeda dengan proses yang memfokuskan pada peningkatan fungsional atau incremental saja.

Pengertian lainnya

Beberapa pengertian mengenai BPR antara lain:

"... the fundamental rethinking and radical redesign of business processes to achieve dramatic improvements in critical contemporary measures of performance, such as cost, quality, service, and speed."
"...pemikiran ulang fundamental dan perancangan radikal terhadap proses-proses bisnis untuk mencapai perbaikan secara dramatis dalam ukuran kritis terhadap kinerja seperti biaya, kualitas, jasa dan kecepatan."
"encompasses the envisioning of new work strategies, the actual process design activity, and the implementation of the change in all its complex technological, human, and organizational dimensions."
"mencakup perencanaan strategi kerja baru, aktivitas perancangan proses yang aktual dan implementasi perubahan dalam semua dimensi teknologi, manusia dan organisasi yang kompleks.

Untuk mencapai peningkatan yang maksimal dengan BPR, perubahan stuktur organisasi dan cara lain seperti pengelolaan dan pelaksanaan kerja saja dianggap belum cukup. Agar dapat mendapatkan keuntungan secara penuh, penggunaan Teknologi Informasi (TI) dianggap penting sebagai faktor kontributor utama.

Walau TI secara tradisional digunakan untuk mendukung fungsi bisnis yang tersedia, yaitu meningkatkan keefisienan organisasi, sekarang TI berfungsi sebagai pendukung bentuk-bentuk organisasi yang baru dan pola-pola kolaborasi dalam dan antara organisasi.

BPR memperoleh fondasinya dari berbagai disiplin ilmu, dan ada 4 bagian penting yang diidentifikasi untuk diubah dalam BPR – organisasi, teknologi, strategi dan manusia (organization, technology, strategy, and people) – dimana sebuah proses digunakan sebagai kerangka kerja (framework) untuk memperhitungkan dimensi-dimensi itu. Pendekatan ini secara grafis digambarkan dalam "Leavitt’s diamond".

Peran TI

Teknologi informasi berperan penting dalam konsep perancangan ulang. Pada masa sekarang, TI merupakan pendorong besar bagi beberapa bentuk kinerja dan kolaborasi di dalam dan luar organisasi.

Beberapa peran TI dalam BPR:

Basis data yang dibagi-bagikan (shared databases), membuat informasi tersedia pada banyak tempat.
Sistem ahli (expert systems) memungkinkan para generalis untuk melaksanakan tugas spesialis.
Jaringan telekomunikasi (telecommunication networks), memungkinkan organisasi dapat disentralisasikan dan didesentralisasikan dalam waktu yang sama.
Perlengkapan pengambilan keputusan (decision-support tools), memungkinkan pengambilan keputusan menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.
Komunikasi data tanpa kabel (wireless data communication) dan komputer yang mudah dibawa (portable computer), memungkinkan personel lapangan bekerja secara independent.
Videodisk interaktif (interactive videodisk), untuk mendapatkan kontak langsung dengan pembeli potensial.
Identifikasi otomatis dan pelacakang (automatic identification and tracking), memungkinkan sesuatu untuk melaporkan dimana mereka berada bukan menunggu untuk ditemukan.
Perhitungan kinerja tinggi (high performance computing), memungkinkan perencanaan on-the-fly (diciptakan pada saat dibutuhkan) dan perbaikan.

Di pertengahan tahun 1900-an, sistem manajemen alur kerja dianggap sebagai kontributor penting dalam meningkatkan efisiensi proses antara lain para vendor ERP (Enterprise Resource Planning), seperti SAP, JD Edwards, Oracle dan PeopleSoft.